财务办公室的布置怎么做更顺手又不累心

一个朋友在小公司做财务，在一个不大的财务办公室，每天要对账报销打印盖章加上跟同事对接报表，时间一久就发现脑子容易乱，桌面乱，票据乱，人也烦，老板还说财务室看着很乱，让他想个办法把财务办公室的布置调一调，他一开始有点头大，后来慢慢摸出一些感觉。

财务办公室的桌面怎么摆才不乱

他每天一坐下就是电脑前一堆票据报销单，桌上还有订书机印章计算器水杯文件夹，东西挤在一起，他找一张票据要翻来翻去，心里很烦，工作效率也低，他开始试着把桌面分区域，把电脑正对放在中间，左边只放当天要处理的票据和单子，用一个托盘压好，右边放已经处理完的票据，暂时还要留存一下的就放进一个文件立架里，计算器放在右手边靠前一点，印章放在一个小盒子里，盒子放在桌角。

他发现这样布置之后，一个早上处理的东西一目了然，不用再到处翻，也不容易把未处理的票和已处理的搞混，桌面看上去简单，没有花哨的装饰，只有常用的东西，桌面空出来一块，他填表时手不再被文件压着，之前那种烦躁少很多，他说这样布置桌面，感觉脑子也清爽一点。

财务柜子和票据怎么安排

财务办公室离不开文件柜，原来他们办公室文件柜里塞满各种档案袋，税务资料合同报表乱放，他找一份去年的凭证，要一层层翻，时间一久，大家谁都不想去动那个柜子，东西越堆越多，后来他跟老板说要重新分一分，把柜子按年份和类别分区。

他给每个格子贴上标签，像是2023凭证、2023报表、合同类、银行资料这种，把票据按照月份用透明袋装好，袋子上写清楚月份和内容，放进对应的格子，每天做完账，把当月的单据整理好放进去，刚开始整理那几天比较累，要把以前的东西一点点归位，但是整理完以后，他要查一笔老费用，对着标签几分钟就找到那一摞票据。

他心里轻松很多，因为以前要在一堆纸里翻半个小时，现在一会就搞定，紧张感减轻不少，他说对财务来说，这种可随时翻到的票据摆放，比在桌面多放一个装饰要有用多。

打印机和公用设备要摆在哪

财务办公室一般有打印机复印机，有时候还有装订机，之前他们公司把打印机放在门口，说是让大家用着方便，结果来来回回很多人进财务室打东西，财务在里面对账录凭证，外面有人等着打印，还会顺口问一句，你这个报表什么时候好，整个办公室氛围很吵，财务人员心里很累。

他建议把财务用的打印机放在离财务桌子近一点的位置，门口放一个给其他部门用的共享打印机，财务这一台主要打凭证报表，不让人随意进来打文件，财务室门口贴个简单说明，普通打印去外面的共享机，财务票据不在门口打印摆放。

这样布置以后，财务室的人走动少，工作时不用老是起身，让思路中断，那种被打扰的焦躁减少不少，他说财务的打印机最好靠近财务人员，不要变成大家的公用工具，这样一来节约时间，心态也平稳。

光线和座位对财务心情的影响

财务工作天天面对数字，有时做报表一坐就是2小时，他之前座位靠墙，背对窗户，有时候阳光从侧面照过来，屏幕反光，他眯着眼看数字，容易头疼，下午整个人更累，他后来调整了一下，把桌子挪到侧面，让光线从旁边照进来不过度刺眼，屏幕角度也调了，眼睛舒服一点。

他还发现一个小问题，同一间财务办公室里，两个人背靠背坐，一人打电话问业务，一人在输入数字，会互相干扰，他们就改成L型摆放，两人的视线错开，彼此不直接对着对方，声音小一点的时候，还能保持自己的节奏，这种布置没有多高级，但是实用，平时不容易注意。

他觉得财务办公室的布置不需要追求好看，只要灯光够用，座位让人能稳定坐住，视线不用来回转头，心里就会舒服一点，做账时不容易烦躁。

财务办公室里的小物件要少而精

很多人喜欢在办公室放很多小摆件，他身边有同事放了很多卡片和小玩具，桌上看着有点挤，他自己试过，发现财务工作每次桌上堆多了东西，要找报销单和发票就需要挪来挪去，非常不顺手。

他后来只留必需品，一个笔筒装黑笔红笔和荧光笔，一个文件立架，一个便利贴本，一个小垃圾桶放在脚边，报销时随手撕掉的纸屑直接丢进去，桌上不会出现一小团一小团的纸，他每天下班前用几分钟把桌面文件分一下，有些放回柜子，有些留在第二天处理的托盘里，第二天早上坐下就知道要做什么，心绪不会乱。

这种看上去简单的小习惯，是配合布置一起的，布置定下来，习惯跟上，整个办公室氛围慢慢变得稳定，不会忽高忽低，他觉得对财务人来说，这种稳定感觉比装饰更有用。

财务办公室的布置带来的情绪变化

他原来每天觉得自己像被票据和表单压着，桌子是乱的，柜子是乱的，打印机周围一直有人走动，自己心里也一直紧绷，下班回家总觉得这一天怎么过的这么乱，时间哪里去了，布置调整之后，工作流程变顺，文件区分清楚，走动减少，他说有一种被事情追着跑变成自己安排事情的感觉。

这种情绪变化不算夸张，但是很真实，一个简单的托盘可以帮他不混淆未处理和已处理的单据，一个贴好标签的柜子可以让他减少无意义翻找，位置摆得顺手一点，让他做账的时候不容易被打断，这些一点一滴叠起来，他对工作的抵触少一点，对自己的节奏有掌控感。

他跟我说，财务办公室的布置，说白了就是让自己少一点乱，多一点确定，数字工作本来就容易让人紧绷，如果环境再乱，人就更紧，更容易出错，布置调整好，情绪稳定，错误也会少，老板看到账目清楚，办公室干净，对财务的信任增加，财务自己也能在这间办公室待得久一点，不会一坐下就烦。

财务办公室布置的核心是顺手和清楚

这件事走到最后，他总结出一句话，财务办公室布置不要追求花样，把顺手放在前面，把清楚放在前面，把东西找得到放在前面，桌面分清区域，柜子贴好标签，打印机摆在自己够得着的位置，光线不刺眼，座位不互相干扰，小物件不要占位太多。

这些看上去都不难，但是要坚持执行，需要一点耐心，他说只要愿意开始整理，哪怕只是先把票据分个类别，把文件柜贴几个标签，把桌面乱七八糟的东西少放几个，财务办公室的感觉就不一样，心也不会那么乱，日常那些被压着的情绪，会慢慢轻一点。

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